Mỗi chúng ta đều chỉ có 24 giờ mỗi ngày; thế nhưng, những người thành công – tỷ phú, triệu phú trên thế giới chẳng hạn – lại có thể giải quyết rất nhiều việc mỗi ngày. Và tất nhiên, mọi việc họ làm đều đem lại kết quả tối ưu. Vậy, bí quyết của họ là gì? Câu trả lời ngắn gọn là họ biết cách tạo thêm thời gian cho bản thân. Và cụ thể họ đi theo 4 bước sau.

Bước thứ nhất, lập lịch biểu.

Lịch biểu là phần rất quan trọng mà hầu hết những người thành công đều có – hằng tuần, thậm chí là hằng ngày. Riêng với công việc, họ lập lịch biểu cụ thể cho những cuộc họp và cuộc hẹn trong tuần.

Họ sẽ xem lại lịch trình của tuần sắp tới với trợ lý vào mỗi thứ sáu. Đó là thời điểm thích hợp để lên kế hoạch cho những cuộc họp, những buổi gặp gỡ quan trọng, không thể bỏ qua. Kế hoạch này cũng chỉ ra cụ thể thời gian cho từng buổi họp với từng người.

Nguyên tắc cơ bản nhất của lịch biểu cho những buổi họp, những buổi gặp gỡ này là đảm bảo 50% thời gian làm việc là bất khả xâm phạm, để thực hiện phần còn lại của công việc. Như thế cũng có nghĩa những cuộc họp phát sinh phải được lên kế hoạch vào tuần tiếp theo.

Trợ lý của những người thành công cần thực hiện những yêu cầu cơ bản, như gọi và sắp xếp cuộc họp với những người nằm trong lịch biểu họp đã trao đổi ở thứ sáu tuần trước; không lên lịch hẹn với người nào khác khi chưa được chấp thuận; cung cấp danh sách người cần lên kế hoạch gặp gỡ tiếp theo; thông báo chính xác thời gian gặp gỡ với cấp trên của mình…

Ở bước đầu tiên này, chúng ta có thể thấy rằng, người thành công vốn đã xây dựng sẵn thói quen làm việc theo kế hoạch. Và quan trọng hơn hết, họ biết cách ủy thác những công việc không cần thiết cho người khác. Chính vì không phải bận tâm đến tiểu tiết đến những phần kế hoạch đã ủy thác, thế nên họ có thể tập trung tối đa cho những phần việc đích thân họ phải làm.

Bước thứ hai, chia tỷ trọng thời gian cho từng phần công việc.

Ở bước đầu tiên, chúng ta thấy rằng, 50% thời gian người thành công dành cho các cuộc họp, cuộc hẹn với đối tác, cộng sự. Vậy, 50% còn lại họ chia như thế nào? 

Cụ thể thì họ sẽ dành 15% tổng thời gian làm việc của mình cho việc lập kế hoạch; như thế có thể hiểu phần lên kế hoạch, lập lịch biểu là việc hết sức cần thiết và quan trọng. 15% thời gian tiếp theo dành cho những hoạt động hành chính. Và 20% thời gian làm việc để giải quyết sự cố.

Ở bước thứ hai này, những người thành công cũng áp dụng một nguyên tắc chung, đó là khi có sự cố phát sinh, họ sẽ chọn hủy một vài hoạt động chưa cần thiết tại thời điểm đó để ưu tiên cho việc giải quyết sự cố. Nguyên tắc này giúp họ vẫn duy trì thời gian làm việc cố định hằng tuần, thay vì phải làm thêm giờ. Và như thế họ cũng vẫn bám sát thời gian đã phân bổ trong lịch biểu đã lập từ cuối tuần trước.

Nhưng khi có những sự cố phát sinh cần phải giải quyết ngay lập tức, thời gian làm việc tất nhiên bị ảnh hưởng ít nhiều. Khi gặp trường hợp này, họ sẽ ngồi lại với trợ lý của mình, phân tích thời gian mỗi tuần và điều chỉnh lại lịch trình tuần sau đó cho phù hợp.

Bước thứ ba, xác lập phương thức giao tiếp hiệu quả nhất.

Để lịch biểu làm việc mỗi tuần không bị thay đổi hay biến động, những triệu phú và tỷ phú thế giới thường ra quyết định rất nhanh và chính xác. Họ chỉ cập nhật các mốc quan trọng trong dự án và chỉ giải quyết những sự cố lớn, hòng đưa mọi việc trở lại đúng quy trình một cách nhanh chóng.

Để làm được điều đó, những người thành công luôn có thói quen xác lập sẵn phương thức giao tiếp hiệu quả cho chính họ và cho cả người tiếp nhận thông tin. Ví dụ, họ thông báo rằng chỉ chấp nhận báo cáo qua thư điện tử hoặc bản ghi nhớ; như thế, họ có thể chọn lọc, tiếp nhận và xử lý thông tin tùy thuộc thời gian còn trống của mình.

Tất nhiên, những doanh nhân thành đạt trên thế giới luôn có hình thức liên lạc ưu tiên. Ví dụ như thư thoại, gặp gỡ trực tiếp với người được họ ủy thác công việc, lựa chọn hủy một hoạt động nào đó để họp bàn về vấn đề có mức độ ưu tiên cao. Sở dĩ họ thực hiện việc giao tiếp này hiệu quả là vì họ tin tưởng người được ủy thác; và họ biết cách liên kết mọi người trong tập thể lại với nhau để cùng giải quyết công việc chung.

Bước thứ tư, chủ động trong từng việc nhỏ nhất.

Có một điều cực kỳ thú vị ở những doanh nhân thành công trên thế giới, đó là họ rất ít ra ngoài ăn trưa ở các nhà hàng sang trọng; trừ phi có thể tận dụng việc dùng bữa trưa với trao đổi công việc. Họ thường chủ động mang theo bữa trưa đến nơi làm việc. Bằng cách đó, họ có thể có sẵn thức ăn lành mạnh cho bữa trưa của mình mà không phụ thuộc vào máy bán hàng tự động.

Và thực tế đã chứng minh rằng, những bước tạo thêm thời gian này phù hợp với tất cả mọi người. Chúng ta chỉ cần cân đối thời gian của chính mình, lựa chọn những việc cần ưu tiên và xử lý từng phần. Như thế, chúng ta sẽ không phải làm thêm giờ, không lúng túng khi có vấn đề phát sinh; và chúng ta có thể tạo nên kết quả tốt cho chính những phần việc mà mình đảm nhận.

Theo mindfulnessexercises – AN Space lược dịch

Cùng tìm hiểu và thực hành theo những nội dung “Làm việc chánh niệm” trên app ANSpace bằng cách vào mục Tìm kiếm (Nhập từ khóa) => Làm việc chánh niệm

Tải và trải nghiệm ngay app ANSpace:

– IOS: https://apple.co/3xoPaJN

– Android: https://bit.ly/3aPxRK8